HubSpot-Workflow-Beispiele & Tipps

Having a powerful tool like HubSpot can be great but it can be difficult to know where to start with such a great tool at your fingertips. HubSpot has a great automation feature called ‘Workflows’. You can build all sorts of automated processes based on different triggers to help you automate your marketing operations.

In diesem Artikel besprechen wir einige der häufigsten Anwendungsfälle für Workflows in der B2B-Marketing-Automatisierung. Dabei konzentrieren wir uns auf E-Mail-Drip-Kampagnen, da sie in diesen Workflows besonders nützlich sind.

So richten Sie einen einfachen HubSpot-Workflow ein

Hier finden Sie die Schritt-für-Schritt-Anleitung zum Einrichten eines Onboarding-Workflows für Ihr B2B-SaaS-Marketingunternehmen mit HubSpot, jeder Schritt als eigener Abschnitt. Dieser Workflow kann neue Kunden durch das Onboarding führen und mit Tutorials, Tipps und Anleitungen zur Produktnutzung dafür sorgen, dass sie das Beste aus Ihrer Software herausholen.

Schritt 1: Onboarding-Ziele festlegen

Legen Sie zunächst fest, welche konkreten Ergebnisse Sie mit Ihrem Onboarding-Workflow erreichen möchten. Das können eine höhere Produktakzeptanz, weniger Abwanderung (Churn) oder eine höhere Kundenzufriedenheit sein. Überlegen Sie, welche Ereignisse oder Aktionen Kunden ausführen sollen.

Schritt 2: Kunden segmentieren

Teilen Sie Ihre Kunden anhand ihrer Bedürfnisse, Präferenzen oder der genutzten Funktionen in Segmente ein. So können Sie Ihren Onboarding-Workflow auf verschiedene Kundengruppen zuschneiden. Beispielsweise können Sie für unterschiedliche Tarife, Kunden oder Branchen jeweils einen eigenen Workflow einsetzen.

Schritt 3: Wichtige Onboarding-Touchpoints identifizieren

Skizzieren Sie die entscheidenden Touchpoints auf der Onboarding-Reise des Kunden. Dazu können Willkommens-E-Mails, Tutorials, Produktdemos oder der Zugang zu Support-Ressourcen gehören.

Schritt 4: Onboarding-Inhalte erstellen

Entwickeln Sie die Inhalte, die an jedem Touchpoint ausgespielt werden. Dazu zählen Videos, Leitfäden, FAQs und alle weiteren Ressourcen, die Kunden den Einstieg in Ihr SaaS-Produkt erleichtern.

Schritt 5: HubSpot-Workflow einrichten

Rufen Sie in Ihrem HubSpot-Account das Workflow-Tool auf. Klicken Sie auf „Workflow erstellen“ und wählen Sie „Von Grund auf neu beginnen“. Geben Sie Ihrem Workflow einen Namen (z. B. „Onboarding-Workflow“) und wählen Sie den Typ (z. B. „Marketing“ oder „Lead Nurturing“).

Schritt 6: Einschreibungs-Trigger definieren

Legen Sie die Bedingungen fest, die die Einschreibung in den Onboarding-Workflow auslösen. Das kann der Fall sein, wenn sich ein neuer Kunde anmeldet oder ein bestehender Kunde eine bestimmte Funktion aktiviert.

Schritt 7: Workflow-Aktionen hinzufügen

Bauen Sie den Workflow auf, indem Sie in jeder Phase Aktionen hinzufügen. Dazu können das Versenden von Willkommens-E-Mails, das Planen von Produktdemos oder das Zuweisen von Aufgaben an Ihr Support-Team gehören.

Schritt 8: Personalisieren und segmentieren

Nutzen Sie die Personalisierungsfunktionen von HubSpot, um Nachrichten auf jedes Kundensegment zuzuschneiden. Mit Kontakteigenschaften und Listenzugehörigkeiten können Sie Ihre Zielgruppe innerhalb des Workflows segmentieren.

Schritt 9: Verzögerungen und Timing festlegen

Konfigurieren Sie Verzögerungen zwischen den Aktionen, damit das Onboarding in einem angemessenen Tempo abläuft. Beispielsweise können Sie einen Tag nach der Willkommens-E-Mail eine Folge-E-Mail versenden.

Schritt 10: Testen und optimieren

Testen Sie den Workflow vor dem Start mit einer kleinen Kundengruppe, um sicherzustellen, dass alles wie vorgesehen funktioniert. Beobachten Sie die Performance und passen Sie ihn anhand von Nutzerinteraktion und Feedback an.

Schritt 11: Workflow starten

Sobald Sie mit der Performance des Workflows zufrieden sind, aktivieren Sie ihn für alle relevanten Kunden.

Schritt 12: Überwachen und analysieren

Überwachen Sie die Performance Ihres Onboarding-Workflows kontinuierlich. HubSpot bietet Analysen, mit denen Sie E-Mail-Öffnungsraten, Klickraten und Conversion-Raten verfolgen können.

Schritt 13: Iterieren und verbessern

Verbessern Sie Ihren Onboarding-Workflow schrittweise auf Basis von Daten und Feedback. Mit den A/B-Testing-Funktionen von HubSpot können Sie Ihre Botschaften und das Timing weiter verfeinern.

Schritt 14: Skalieren und erweitern

Wenn Ihr SaaS-Unternehmen wächst und neue Funktionen anbietet, sollten Sie Ihre Onboarding-Workflows erweitern und anpassen, damit sie unterschiedlichen Kundensegmenten und Bedürfnissen gerecht werden.

Denken Sie daran: Onboarding ist ein fortlaufender Prozess, und Ihr Workflow sollte sich an veränderte Kundenanforderungen und Produkt-Updates anpassen. Mit den Automatisierungsfunktionen von HubSpot können Sie diesen Prozess straffen und Ihren Kunden zugleich ein personalisiertes Erlebnis bieten.

So nutzen und passen Sie dieses Framework an

Die oben beschriebene Vorlage und der Schritt-für-Schritt-Prozess sind recht allgemein gehalten. Das heißt, Sie können dasselbe Framework nutzen, um Workflows für andere Szenarien aufzubauen, etwa für Anmeldungen zu kostenlosen Testversionen, Content-Downloads und das Nachfassen nach Events. Bei der Anmeldung zu einer kostenlosen Testversion haben Sie andere Touchpoints, Trigger und Inhalte. Unten haben wir einige Hinweise zu Anpassungen ergänzt, die Sie selbst vornehmen können.

Einschreibungs-Trigger

Je nach Workflow brauchen Sie jeweils andere Einschreibungs-Trigger. Nachfolgend finden Sie einige gängige Trigger für die verschiedenen Workflows. Das Absenden eines Formulars auf Ihrer Website ist ein häufiger Trigger für einen HubSpot-Workflow. Achten Sie aber darauf, nicht zu viele sich überschneidende Workflows anzulegen, denn sonst erhalten Kontakte am Ende viele verschiedene E-Mails.

Gängige Workflow-Trigger:

• Für eine kostenlose Testversion angemeldet
• Ist Mitglied einer Liste (zum Beispiel Event-Teilnehmer)
• Zahlender Kunde geworden
• Einen Inhalt heruntergeladen

Aktionen im Workflow für kostenlose Testversionen

Üblicherweise soll ein Workflow für kostenlose Testversionen die Conversion vom Testnutzer zum zahlenden Kunden verbessern. Der automatisierte Workflow enthält daher in der Regel mehrere E-Mails, die zu bestimmten Zeitpunkten während der Testphase nachfassen.

Wenn möglich, lohnt es sich, Ihr SaaS-Produkt direkt in HubSpot zu integrieren, damit Sie Analyse-Ereignisse aus der App nutzen können, um Aktionen in einem Workflow auszulösen. Wenn jemand beispielsweise eine bestimmte Funktion nutzt, löst das ein Ereignis aus. Dieses Ereignis lässt sich nutzen, um die Akzeptanz während der Testphase zu messen und je nach erreichten Zielen eine andere E-Mail zu versenden.

Wir empfehlen, in Ihrem Workflow für kostenlose Testversionen die Produktfunktionen hervorzuheben, die der Nutzer noch nicht verwendet hat. Deshalb ist es sinnvoll, Ihre Software direkt mit HubSpot zu integrieren.

Verzögerungen und Timing von Workflow-Aktionen

Beim Einrichten automatisierter Aktionen sollten Sie auch deren Timing bedenken. Zum Beispiel möchten Sie eine E-Mail vielleicht nicht sofort versenden, sobald jemand den Trigger auslöst, denn das kann etwas zu reaktiv wirken. Wir empfehlen, wo möglich Verzögerungen einzubauen, damit Sie Ihre Kontakte nicht mit E-Mails überfluten.

Lead-Nurturing-Workflows

Lead-Nurturing-Workflows sind wahrscheinlich die am häufigsten genutzten Workflows in HubSpot. Sie werden in der Regel ausgelöst, wenn jemand einen Inhalt von Ihrer Website herunterlädt, zum Beispiel einen Leitfaden oder eine Formularvorlage.

Unten sehen Sie ein Beispiel, wie ein typischer Lead-Nurturing-Workflow aussehen kann. Ziel des Workflows ist es, den Kontakt zur nächsten Aktion in der Buyer Journey zu bewegen, etwa einen Gesprächstermin zu buchen oder sich für eine Testversion anzumelden. In jeder Phase prüfen Sie, ob das Ziel erreicht wurde, und falls nicht, geht es weiter.

Wenn Sie solche Workflows einrichten, empfehlen wir, nur einen Master-Workflow für alle Content-Downloads zu verwenden und ihn anhand des heruntergeladenen Inhalts zu personalisieren. Denn wenn Sie für jeden einzelnen Inhalt einen eigenen Workflow erstellen, wird er auf lange Sicht schwer zu verwalten, und es entstehen viele sich überschneidende E-Mails.

Ziel eines Nurturing-Workflows ist es, dem Nutzer weitere nützliche Inhalte zu liefern und im Gedächtnis zu bleiben. Wenn er dann kaufbereit ist, denkt er an Sie, weil Sie seine Beziehung zu Ihrer Marke „gepflegt“ haben.

Der Vorteil dieses Ansatzes: Sie bauen beim Nutzer Autorität und Vertrauen auf, weil Sie ihm nützliche und relevante Inhalte geliefert haben.

Weitere Tipps für HubSpot-Workflows

Einer der besten Tipps zu HubSpot-Workflows lautet: Halten Sie sie möglichst einfach und modular.

Wenn Sie einen Workflow mit vielen Schritten und zahlreichen Variablen aufbauen, ist er später schwer zu pflegen und zu bearbeiten. Auch für Dritte ist er dann schwer nachzuvollziehen.

Am besten halten Sie HubSpot-Workflows kompakt, mit höchstens 5 Schritten. Brauchen Sie mehr Schritte, empfehlen wir, einen neuen Workflow zu beginnen.

So entsteht eine Kette kompakter Workflows, die sich einzeln leicht bearbeiten lassen. Außerdem können Sie mehrere Workflows miteinander verbinden und als Trigger füreinander nutzen.

Workflows sind nur ein Baustein

Denken Sie beim Entwerfen von Workflows, besonders beim Lead Nurturing, daran, dass sie nur ein Teil des Puzzles sind. Ihnen stehen viele weitere Instrumente zur Verfügung, darunter Anzeigen, mit denen Sie Kunden erreichen, die bereits in irgendeiner Form mit Ihnen interagiert haben.

CRM-Datenmanagement mit Workflows

Ein weiterer sehr guter Anwendungsfall für Workflows ist die Bearbeitung und Verwaltung Ihrer CRM-Daten. Dazu können Sie Kontakten und Unternehmen automatisch anhand bestimmter Bedingungen Werte zuweisen. Beispielsweise können Sie ein Feld „Job Role“ anhand der Daten im Feld „Job Title“ befüllen. Ebenso können Sie einem Unternehmen anhand seiner Größe oder seines Standorts ein bestimmtes Targeting-Segment zuordnen. Die Möglichkeiten sind praktisch unbegrenzt.

Ein Beispiel, das sich bei uns bewährt hat: Auf einem Kontaktdatensatz wird auf Basis der Daten aus dem Feld 'First Conversion Field' ein Feld namens 'First Conversion Type' gesetzt. So lassen sich ähnliche Aktionen in einem Segment zusammenfassen, und Sie müssen das nicht manuell erledigen. Wir haben dazu einen weiteren Artikel geschrieben, der zeigt, wie sich das in der Praxis umsetzen lässt.

Zusammenfassung

HubSpot Workflows sind enorm leistungsstark. Mit ihnen sparen Sie ganz einfach Zeit und steigern die Effizienz Ihrer Marketing Operations. Achten Sie dabei darauf, kleine, ähnlich aufgebaute Module zu bauen, die sich zu komplexeren Funktionen verbinden lassen. So wird auch Software tatsächlich entwickelt: aus vielen kleinen Funktionen und Prozessen, die miteinander verbunden sind! Auf diese Weise arbeiten Sie also ein Stück weit wie ein echter SaaS-Profi.