HubSpot-workflowvoorbeelden & tips

Having a powerful tool like HubSpot can be great but it can be difficult to know where to start with such a great tool at your fingertips. HubSpot has a great automation feature called ‘Workflows’. You can build all sorts of automated processes based on different triggers to help you automate your marketing operations.

In dit artikel bespreken we enkele van de meest voorkomende toepassingen van workflows voor B2B-marketingautomatisering. We richten ons in deze workflows op e-maildripcampagnes, omdat die erg nuttig zijn.

Zo zet je een eenvoudige HubSpot-workflow op

Hier is de stapsgewijze aanpak voor het opzetten van een onboardingworkflow voor je B2B SaaS-marketingbedrijf met HubSpot, waarbij elke stap een eigen sectie krijgt. Met deze workflow begeleid je nieuwe klanten door het onboardingproces en bied je tutorials, tips en gebruikershandleidingen aan, zodat ze het meeste uit je software halen.

Stap 1: Bepaal je onboardingdoelen

Bepaal eerst welke specifieke resultaten je met je onboardingworkflow wilt bereiken. Denk aan meer productadoptie, minder churn of een hogere klanttevredenheid. Bedenk welke gebeurtenissen of acties je van klanten verwacht.

Stap 2: Segmenteer je klanten

Verdeel je klanten in segmenten op basis van hun behoeften, voorkeuren of de functies die ze gebruiken. Met deze segmentatie kun je je onboardingworkflow afstemmen op verschillende klantgroepen. Je kunt bijvoorbeeld een andere workflow hebben voor verschillende abonnementsniveaus, klanten of verticals.

Stap 3: Bepaal de belangrijkste onboardingcontactmomenten

Breng de cruciale contactmomenten in de onboardingreis van de klant in kaart. Denk aan welkomstmails, tutorials, productdemo's of toegang tot supportbronnen.

Stap 4: Maak onboardingcontent

Ontwikkel content die je bij elk contactmoment levert. Dat kunnen video's, gidsen, veelgestelde vragen en andere bronnen zijn die klanten helpen op weg met je SaaS-product.

Stap 5: Zet de HubSpot-workflow op

Ga in je HubSpot-account naar de workflowtool. Klik op "Create workflow" en kies "Start from scratch". Geef je workflow een naam (bijvoorbeeld "Onboarding Workflow") en selecteer het type (bijvoorbeeld "Marketing" of "Lead nurturing").

Stap 6: Bepaal de triggers voor inschrijving

Bepaal onder welke voorwaarden iemand in de onboardingworkflow wordt opgenomen. Dat kan zijn wanneer een nieuwe klant zich aanmeldt of wanneer een bestaande klant een bepaalde functie activeert.

Stap 7: Voeg workflowacties toe

Bouw de workflow op door in elke fase acties toe te voegen. Denk aan het versturen van welkomstmails, het inplannen van productdemo's of het toewijzen van taken aan je supportteam.

Stap 8: Personaliseer en segmenteer

Gebruik de personalisatiefuncties van HubSpot om berichten af te stemmen op elk klantsegment. Met contacteigenschappen en lijstlidmaatschappen kun je je doelgroep binnen de workflow segmenteren.

Stap 9: Stel vertragingen en timing in

Configureer vertragingen tussen acties, zodat het onboardingproces in een passend tempo verloopt. Je kunt bijvoorbeeld een dag na de welkomstmail een opvolgmail sturen.

Stap 10: Test en optimaliseer

Test de workflow voor de lancering met een kleine groep klanten om te controleren of alles werkt zoals bedoeld. Houd de prestaties in de gaten en pas aan op basis van gebruikersbetrokkenheid en feedback.

Stap 11: Lanceer de workflow

Ben je tevreden over de prestaties van de workflow? Activeer hem dan voor alle relevante klanten.

Stap 12: Monitor en analyseer

Volg de prestaties van je onboardingworkflow voortdurend. HubSpot biedt analyses om e-mailopenpercentages, doorklikpercentages en conversiepercentages bij te houden.

Stap 13: Herhaal en verbeter

Voer op basis van data en feedback stapsgewijs verbeteringen door in je onboardingworkflow. Met de A/B-testfuncties van HubSpot kun je je boodschap en timing verfijnen.

Stap 14: Schaal op en breid uit

Naarmate je SaaS-bedrijf groeit en nieuwe functies aanbiedt, kun je overwegen je onboardingworkflows uit te breiden en aan te passen aan verschillende klantsegmenten en behoeften.

Onthoud dat onboarding een doorlopend proces is en dat je workflow mee moet veranderen met nieuwe klantbehoeften en productupdates. Met de automatiseringsmogelijkheden van HubSpot stroomlijn je dit proces en bied je je klanten tegelijk een gepersonaliseerde ervaring.

Dit framework gebruiken en aanpassen

De template en het stappenplan hierboven zijn vrij algemeen. Dat betekent dat je hetzelfde framework kunt gebruiken om workflows te bouwen voor andere scenario's, zoals aanmeldingen voor een gratis proefperiode, contentdownloads en opvolging na evenementen. Bij een aanmelding voor een gratis proefperiode heb je andere contactmomenten, triggers en content. Hieronder hebben we enkele opmerkingen toegevoegd over aanpassingen die je zelf kunt doorvoeren.

Triggers voor inschrijving

Afhankelijk van de workflow heb je voor elke workflow andere triggers voor inschrijving. Hieronder staan enkele veelgebruikte triggers voor de verschillende workflows. Het invullen van een formulier op je website is een gangbare trigger voor een HubSpot-workflow, maar pas op dat je niet te veel overlappende workflows maakt, want dan krijgen mensen uiteindelijk heel veel verschillende e-mails.

Veelgebruikte workflowtriggers:

• Zich aangemeld voor een gratis proefperiode
• Is lid van een lijst (bijvoorbeeld deelnemers aan een evenement)
• Betalende klant geworden
• Een stuk content gedownload

Workflowacties voor een gratis proefperiode

Meestal is het doel van een workflow voor een gratis proefperiode de conversie van proefgebruiker naar betalende klant te verbeteren. Dat betekent dat de geautomatiseerde workflow doorgaans een aantal e-mails bevat die op bepaalde momenten tijdens de proefperiode even contact opnemen.

Als het kan, is het de moeite waard je SaaS-product direct in HubSpot te integreren, zodat je analytics-events uit de app kunt gebruiken om acties in een workflow te triggeren. Als iemand bijvoorbeeld een bepaalde functie gebruikt, kan dat een event activeren. Dit event kun je gebruiken om de adoptie tijdens een gratis proefperiode te meten en op basis van behaalde doelen een andere e-mail te sturen.

We raden aan dat je workflow voor de gratis proefperiode de productfuncties belicht die de gebruiker nog niet heeft gebruikt. Daarom is het handig je software direct met HubSpot te integreren.

Vertragingen en timing van workflowacties

Houd bij het instellen van geautomatiseerde acties ook rekening met de timing ervan. Je wilt bijvoorbeeld niet direct een e-mail sturen zodra iemand een trigger activeert, want dat kan wat reactief overkomen. We raden aan waar mogelijk vertragingen in te bouwen, zodat je je contacten niet overspoelt met e-mails.

Workflows voor leadnurturing

Workflows voor leadnurturing zijn waarschijnlijk de meest gebruikte workflows in HubSpot. Ze worden meestal getriggerd wanneer iemand een stuk content van je website downloadt. Dat kan een gids zijn of een formuliertemplate.

Hieronder zie je een voorbeeld van hoe een typische workflow voor leadnurturing eruit kan zien. Het doel van de workflow is dat de lead de volgende stap in de buyer journey zet, bijvoorbeeld een gesprek inplannen of zich aanmelden voor een proefperiode. In elke fase controleer je of het doel is behaald, en zo niet, dan ga je door.

Als je dit soort workflows opzet, raden we aan om slechts één masterworkflow te gebruiken voor alle contentdownloads, en die te personaliseren op basis van de content die iemand downloadt. Als je voor elk stuk content een eigen workflow maakt, wordt het op de lange termijn lastig te beheren en krijg je veel overlappende e-mails.

Het doel van een nurtureworkflow is de gebruiker meer nuttige content te bieden en top of mind te blijven, zodat hij of zij aan jou denkt als het tijd is om te kopen, omdat je de relatie met je merk hebt "gekoesterd".

Het voordeel van deze aanpak is dat je autoriteit en vertrouwen bij de gebruiker hebt opgebouwd, omdat je steeds nuttige en relevante content hebt geleverd.

Meer tips voor HubSpot-workflows

Een van de beste tips die we je kunnen geven over HubSpot-workflows is dat je ze zo eenvoudig en gemodulariseerd mogelijk moet houden.

Als je een workflow bouwt met veel stappen en veel variabelen, is die namelijk moeilijk te onderhouden en later aan te passen. Het kan ook lastig zijn voor een externe partij om hem te beoordelen.

De beste aanpak voor HubSpot-workflows is ze in kleine blokken op te bouwen, met niet meer dan 5 stappen. Heb je meer stappen nodig, dan raden we aan een nieuwe workflow te starten.

Zo maak je een keten van kleine workflows die je los van elkaar eenvoudig kunt aanpassen. Het betekent ook dat je meerdere workflows aan elkaar kunt koppelen en als triggers kunt gebruiken.

Workflows zijn maar één onderdeel

Houd er bij het ontwerpen van workflows, zeker voor leadnurturing, rekening mee dat ze maar één stukje van de puzzel zijn. Je hebt nog veel andere middelen tot je beschikking, waaronder advertenties om klanten te bereiken die al op een of andere manier met je in aanraking zijn gekomen.

CRM-databeheer met workflows

Een ander sterk toepassingsgebied voor workflows is het bewerken en beheren van je CRM-data. Dat doe je door automatisch waarden toe te wijzen aan contacten en bedrijven op basis van bepaalde voorwaarden. Je kunt bijvoorbeeld een veld "Job Role" invullen op basis van de data in een veld "Job Title". Ook kun je een bepaald targetingsegment aan een bedrijf toewijzen op basis van de grootte of locatie. De mogelijkheden zijn eigenlijk eindeloos.

Een voorbeeld dat we met succes hebben gezien: op een contactrecord een veld met de naam 'First Conversion Type' instellen op basis van de data die in het veld 'First Conversion Field' is verzameld. Zo groepeer je vergelijkbare acties handig in één segment en hoef je dat niet handmatig te doen. We hebben hier zelfs een ander artikel over geschreven, over hoe je dit in de praktijk brengt.

Samenvatting

HubSpot Workflows zijn echt krachtig. Je kunt er eenvoudig tijd mee besparen en de efficiëntie van je marketing operations verhogen. Houd de workflows wel klein en bouw ze als losse modules die je aan elkaar koppelt tot een complexere functionaliteit. Zo wordt software namelijk echt gebouwd: veel kleine functies en processen die met elkaar verbonden zijn! In zekere zin ben je dus slim bezig als je het zo aanpakt.