Exemplos e dicas de workflows do HubSpot
Contribuição de
SaaS Hackers
Having a powerful tool like HubSpot can be great but it can be difficult to know where to start with such a great tool at your fingertips. HubSpot has a great automation feature called ‘Workflows’. You can build all sorts of automated processes based on different triggers to help you automate your marketing operations.
Neste artigo, vamos falar sobre alguns dos casos de uso mais comuns de workflows para automação de marketing B2B. Nosso foco são as campanhas de e-mail drip nesses workflows, porque elas são muito úteis.
Como configurar um workflow básico no HubSpot
Este é o passo a passo para configurar um workflow de onboarding para a sua empresa de marketing para B2B SaaS usando o HubSpot, com cada etapa em uma nova seção. Esse workflow pode guiar novos clientes pelo processo de onboarding, oferecendo tutoriais, dicas e guias de uso do produto para garantir que eles aproveitem ao máximo o seu software.
Etapa 1: defina seus objetivos de onboarding
Primeiro, determine os resultados específicos que você quer alcançar com o seu workflow de onboarding. Isso pode incluir maior adoção do produto, redução de churn ou mais satisfação do cliente. Pense em quais eventos ou ações você quer que os clientes realizem.
Etapa 2: segmente seus clientes
Divida seus clientes em segmentos com base nas necessidades, nas preferências ou nos recursos que eles usam. Essa segmentação permite adaptar o workflow de onboarding a diferentes grupos de clientes. Por exemplo, você pode ter um workflow diferente para cada plano, tipo de cliente ou vertical.
Etapa 3: identifique os principais pontos de contato do onboarding
Mapeie os pontos de contato críticos na jornada de onboarding do cliente. Eles podem incluir e-mails de boas-vindas, tutoriais, demonstrações do produto ou acesso a recursos de suporte.
Etapa 4: crie o conteúdo de onboarding
Desenvolva o conteúdo que será entregue em cada ponto de contato. Esse conteúdo pode incluir vídeos, guias, perguntas frequentes e qualquer outro recurso que ajude os clientes a começar a usar o seu produto SaaS.
Etapa 5: configure o workflow no HubSpot
Na sua conta do HubSpot, acesse a ferramenta de Workflows. Clique em "Criar workflow" e escolha "Começar do zero". Dê um nome ao seu workflow (por exemplo, "Workflow de onboarding") e selecione o tipo (por exemplo, "Marketing" ou "Nutrição de leads").
Etapa 6: defina os gatilhos de inscrição
Determine as condições que vão acionar a inscrição no workflow de onboarding. Pode ser quando um novo cliente se cadastra ou quando um cliente existente ativa um recurso específico.
Etapa 7: adicione as ações do workflow
Monte o workflow adicionando ações em cada etapa. Essas ações podem incluir o envio de e-mails de boas-vindas, o agendamento de demonstrações do produto ou a atribuição de tarefas à sua equipe de suporte.
Etapa 8: personalize e segmente
Use os recursos de personalização do HubSpot para adaptar as mensagens a cada segmento de clientes. Você pode usar propriedades de contato e participação em listas para segmentar seu público dentro do workflow.
Etapa 9: defina atrasos e tempos
Configure atrasos entre as ações para garantir que o processo de onboarding avance em um ritmo adequado. Por exemplo, você pode querer enviar um e-mail de acompanhamento um dia depois do e-mail de boas-vindas.
Etapa 10: teste e otimize
Antes de lançar o workflow, teste-o com um pequeno grupo de clientes para garantir que tudo funcione como esperado. Monitore o desempenho e faça ajustes com base no engajamento e no feedback dos usuários.
Etapa 11: lance o workflow
Quando estiver satisfeito com o desempenho do workflow, ative-o para todos os clientes relevantes.
Etapa 12: monitore e analise
Monitore continuamente o desempenho do seu workflow de onboarding. O HubSpot oferece análises para acompanhar taxas de abertura de e-mails, taxas de cliques e taxas de conversão.
Etapa 13: itere e melhore
Com base nos dados e no feedback, faça melhorias iterativas no seu workflow de onboarding. Os recursos de teste A/B do HubSpot podem ajudar você a refinar a mensagem e o timing.
Etapa 14: escale e expanda
À medida que sua empresa de SaaS cresce e oferece novos recursos, considere expandir e personalizar seus workflows de onboarding para atender a diferentes segmentos e necessidades de clientes.
Lembre-se de que o onboarding é um processo contínuo, e o seu workflow deve evoluir para acompanhar as mudanças nas necessidades dos clientes e as atualizações do produto. Os recursos de automação do HubSpot podem ajudar você a simplificar esse processo e, ao mesmo tempo, oferecer uma experiência personalizada aos seus clientes.
Como usar e ajustar este framework
O template e o passo a passo descritos acima são bastante genéricos, o que significa que você pode usar o mesmo framework para criar workflows para outros cenários, como cadastros em teste gratuito, downloads de conteúdo e follow-up de eventos. Para um cadastro em teste gratuito, você terá pontos de contato, gatilhos e conteúdo diferentes. Adicionamos abaixo algumas observações sobre ajustes que você pode querer fazer por conta própria.
Gatilhos de inscrição
Dependendo do workflow, você terá gatilhos de inscrição diferentes para cada um. Abaixo estão alguns dos gatilhos de inscrição mais comuns para os diferentes workflows. Enviar um formulário no seu site é um gatilho comum para um workflow do HubSpot, mas cuidado para não criar workflows sobrepostos demais, porque as pessoas podem acabar recebendo muitos e-mails diferentes.
Gatilhos comuns de workflow:
- Cadastrou-se em um teste gratuito
- É membro de uma lista (participantes de um evento, por exemplo)
- Tornou-se cliente pagante
- Baixou um conteúdo
Ações de workflow para teste gratuito
Normalmente, o objetivo de um workflow de teste gratuito é melhorar a conversão de teste gratuito para cliente pagante. Isso significa que o workflow automatizado costuma conter vários e-mails pensados para acompanhar o usuário em certos momentos do teste.
Se possível, vale a pena integrar seu produto SaaS diretamente ao HubSpot para usar eventos analíticos do app como gatilho de ações em um workflow. Por exemplo, se alguém usar determinado recurso, isso geraria um evento, que poderia ser usado para medir a adoção durante um teste gratuito e, assim, enviar um e-mail diferente conforme os objetivos forem atingidos.
Recomendamos que o seu workflow de teste gratuito destaque os recursos do produto que o usuário ainda não usou. É por isso que é útil integrar o seu software diretamente ao HubSpot.
Atrasos e tempo das ações do workflow
Um ponto a considerar ao configurar ações automatizadas é o tempo delas. Por exemplo, talvez você não queira enviar um e-mail assim que alguém acionar o gatilho, o que pode parecer um pouco reativo. Sugerimos adicionar atrasos sempre que possível para garantir que você não esteja enchendo seus contatos de spam.
Workflows de nutrição de leads
Os workflows de nutrição de leads provavelmente são os mais comuns no HubSpot. Normalmente, eles são acionados quando alguém baixa um conteúdo no seu site, como um guia ou um template de formulário.
Abaixo está um exemplo de como um workflow típico de nutrição de leads pode ser. O objetivo do workflow é levar o lead a dar o próximo passo na jornada de compra, como agendar uma call ou se cadastrar em um teste. Em cada etapa, você verifica se o objetivo foi atingido e, se não, continua.
Ao configurar esse tipo de workflow, recomendamos ter apenas um workflow principal para todos os downloads de conteúdo, personalizado de acordo com o conteúdo baixado. Isso porque, se você criar um workflow para cada conteúdo, ele pode se tornar difícil de gerenciar a longo prazo e você acaba com muitos e-mails sobrepostos.
O objetivo de um workflow de nutrição é fornecer ao usuário mais conteúdo útil e se manter na mente dele, para que, quando estiver pronto para comprar, ele se lembre de você, porque você vem “nutrindo” o relacionamento dele com a sua marca.
A vantagem dessa abordagem é que você constrói autoridade e confiança com o usuário, porque vem oferecendo a ele conteúdo útil e relevante.
Mais dicas para workflows do HubSpot
Uma das melhores dicas que podemos dar sobre workflows do HubSpot é tentar mantê-los simples e compartimentados.
Isso porque, se você criar um workflow com muitas etapas e muitas variáveis, ele pode ser difícil de manter e editar no futuro. Também pode ser difícil para um terceiro revisá-lo.
A melhor abordagem para workflows do HubSpot é mantê-los enxutos, com no máximo 5 etapas. Se precisar adicionar mais etapas, recomendamos criar um novo workflow.
Dessa forma, você cria uma cadeia de workflows enxutos que podem ser editados facilmente de forma isolada. Isso também significa que você pode conectar vários workflows entre si e usá-los como gatilhos.
Workflows são apenas um elemento
Lembre-se de que, ao desenhar workflows, especialmente os de nutrição de leads, eles são apenas uma peça do quebra-cabeça. Você tem muitas outras ferramentas à disposição, incluindo anúncios, para alcançar clientes que já interagiram com você de alguma forma.
Gestão de dados do CRM com workflows
Outro ótimo caso de uso para workflows é manipular e gerenciar os dados do seu CRM. Você pode fazer isso atribuindo automaticamente valores a contatos e empresas com base em certas condições. Por exemplo, você pode querer preencher um campo chamado 'Cargo' com base nos dados de um campo 'Título do cargo'. Você também pode querer atribuir um segmento de targeting a uma empresa com base no tamanho ou na localização dela. As opções são praticamente infinitas.
Um exemplo que vimos funcionar bem é configurar um campo chamado 'First Conversion Type' no registro de um contato, com base nos dados coletados em 'First Conversion Field'. É uma forma útil de agrupar ações semelhantes em um único segmento, e você não precisa fazer isso manualmente. Na verdade, escrevemos outro artigo aqui sobre como colocar isso em prática.
Resumo
Os Workflows do HubSpot são muito poderosos. Com eles, você economiza tempo e aumenta a eficiência das suas marketing operations com facilidade. Só lembre de manter módulos pequenos e semelhantes, que você pode conectar para formar uma funcionalidade mais complexa. É assim que o software é realmente construído: muitas funções e processos pequenos conectados entre si! Então, de certa forma, ao fazer isso você está sendo Sassy.
Contribuição de
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