Ejemplos y consejos de workflows de HubSpot

Having a powerful tool like HubSpot can be great but it can be difficult to know where to start with such a great tool at your fingertips. HubSpot has a great automation feature called ‘Workflows’. You can build all sorts of automated processes based on different triggers to help you automate your marketing operations.

En este artículo hablaremos de algunos de los casos de uso más habituales de los workflows para la automatización de marketing B2B. Nos centramos en las campañas de email drip dentro de estos workflows porque resultan muy útiles.

Cómo configurar un workflow básico de HubSpot

Este es el paso a paso para configurar un workflow de onboarding para tu empresa de marketing B2B SaaS con HubSpot, con cada paso en una sección nueva. Este workflow puede guiar a los nuevos clientes durante el proceso de onboarding, con tutoriales, consejos y guías de uso del producto para que saquen el máximo partido a tu software.

Paso 1: define tus objetivos de onboarding

Lo primero es determinar los resultados concretos que quieres lograr con tu workflow de onboarding. Pueden ser una mayor adopción del producto, una menor tasa de abandono (churn) o una mejor satisfacción del cliente. Piensa en qué eventos o acciones quieres que realicen los clientes.

Paso 2: segmenta a tus clientes

Divide a tus clientes en segmentos según sus necesidades, preferencias o las funcionalidades que utilizan. Esta segmentación te permitirá adaptar tu workflow de onboarding a cada grupo de clientes. Por ejemplo, puedes tener un workflow distinto para cada nivel de plan, tipo de cliente o vertical.

Paso 3: identifica los puntos de contacto clave del onboarding

Traza los puntos de contacto críticos en el recorrido de onboarding del cliente. Pueden incluir emails de bienvenida, tutoriales, demos del producto o acceso a recursos de soporte.

Paso 4: crea el contenido de onboarding

Desarrolla el contenido que se entregará en cada punto de contacto. Puede incluir vídeos, guías, preguntas frecuentes y cualquier otro recurso que ayude a los clientes a empezar con tu producto SaaS.

Paso 5: configura el workflow de HubSpot

En tu cuenta de HubSpot, ve a la herramienta de workflows. Haz clic en «Crear workflow» y elige «Empezar desde cero». Ponle nombre a tu workflow (por ejemplo, «Workflow de onboarding») y selecciona el tipo (por ejemplo, «Marketing» o «Nutrición de leads»).

Paso 6: define los desencadenantes de inscripción

Determina las condiciones que activarán la inscripción en el workflow de onboarding. Puede ser cuando se registra un nuevo cliente o cuando un cliente existente activa una funcionalidad concreta.

Paso 7: añade acciones al workflow

Construye el workflow añadiendo acciones en cada etapa. Pueden incluir el envío de emails de bienvenida, la programación de demos del producto o la asignación de tareas a tu equipo de soporte.

Paso 8: personaliza y segmenta

Usa las funciones de personalización de HubSpot para adaptar los mensajes a cada segmento de clientes. Puedes utilizar propiedades de contacto y pertenencia a listas para segmentar a tu audiencia dentro del workflow.

Paso 9: define los retrasos y los tiempos

Configura retrasos entre las acciones para que el proceso de onboarding avance a un ritmo adecuado. Por ejemplo, puedes enviar un email de seguimiento un día después del email de bienvenida.

Paso 10: prueba y optimiza

Antes de lanzar el workflow, pruébalo con un grupo reducido de clientes para asegurarte de que todo funciona como debe. Supervisa su rendimiento y haz ajustes según la interacción de los usuarios y sus comentarios.

Paso 11: lanza el workflow

Cuando estés satisfecho con el rendimiento del workflow, actívalo para todos los clientes que corresponda.

Paso 12: supervisa y analiza

Supervisa de forma continua el rendimiento de tu workflow de onboarding. HubSpot ofrece analíticas para seguir las tasas de apertura, las tasas de clics y las tasas de conversión de los emails.

Paso 13: itera y mejora

Con los datos y los comentarios, introduce mejoras iterativas en tu workflow de onboarding. Las funciones de test A/B de HubSpot pueden ayudarte a afinar tus mensajes y los tiempos.

Paso 14: escala y amplía

A medida que tu empresa SaaS crece y ofrece nuevas funcionalidades, plantéate ampliar y personalizar tus workflows de onboarding para atender a distintos segmentos de clientes y necesidades.

Recuerda que el onboarding es un proceso continuo y que tu workflow debe evolucionar para adaptarse a los cambios en las necesidades de los clientes y a las actualizaciones del producto. Las capacidades de automatización de HubSpot pueden ayudarte a agilizar este proceso y, al mismo tiempo, ofrecer una experiencia personalizada a tus clientes.

Cómo usar y adaptar este marco

La plantilla y el proceso paso a paso descritos arriba son bastante genéricos, lo que significa que puedes usar el mismo marco para crear workflows para otros escenarios, como registros en pruebas gratuitas, descargas de contenido y seguimiento de eventos. En un registro en una prueba gratuita tendrás puntos de contacto, desencadenantes y contenido diferentes. A continuación te dejamos algunas notas sobre los ajustes que puedes querer hacer por tu cuenta.

Desencadenantes de inscripción

Según el workflow, tendrás desencadenantes de inscripción distintos para cada uno. A continuación te mostramos algunos de los desencadenantes de inscripción más habituales para los distintos workflows. Enviar un formulario en tu sitio web es un desencadenante común en un workflow de HubSpot, pero ten cuidado de no crear demasiados workflows que se solapen, porque las personas pueden acabar recibiendo muchos emails distintos.

Desencadenantes habituales de los workflows:

• Se ha registrado en una prueba gratuita
• Es miembro de una lista (por ejemplo, asistentes a un evento)
• Se ha convertido en cliente de pago
• Ha descargado un contenido

Acciones del workflow de prueba gratuita

Normalmente, el objetivo de un workflow de prueba gratuita es mejorar la conversión de prueba gratuita a cliente de pago. Esto significa que el workflow automatizado suele contener varios emails pensados para hacer un seguimiento en ciertos momentos de la prueba.

Si puedes, merece la pena integrar tu producto SaaS directamente en HubSpot para poder usar los eventos analíticos de la aplicación como desencadenantes de acciones en un workflow. Por ejemplo, si alguien usa una funcionalidad concreta, eso generaría un evento que podría servir para medir la adopción durante una prueba gratuita y, así, enviar un email distinto según se cumplan o no los objetivos.

Recomendamos que tu workflow de prueba gratuita destaque las funcionalidades del producto que el usuario aún no ha utilizado; por eso resulta útil integrar tu software directamente con HubSpot.

Retrasos y tiempos de las acciones del workflow

Un aspecto que debes tener en cuenta al configurar acciones automatizadas es el momento en que se ejecutan. Por ejemplo, puede que no quieras enviar un email en cuanto alguien activa el desencadenante, ya que puede resultar demasiado reactivo. Te sugerimos añadir retrasos siempre que sea posible para no saturar a tus contactos.

Workflows de nutrición de leads

Los workflows de nutrición de leads son probablemente los más habituales en HubSpot. Suelen activarse cuando alguien descarga un contenido de tu sitio web, como una guía o una plantilla de formulario.

A continuación tienes un ejemplo de cómo puede ser un workflow típico de nutrición de leads. Su objetivo sería lograr que den el siguiente paso en el recorrido de compra, por ejemplo reservar una llamada o registrarse en una prueba. En cada etapa se comprueba si se ha cumplido el objetivo y, si no, se continúa.

Al configurar este tipo de workflows, recomendamos tener un único workflow maestro para todas las descargas de contenido y personalizarlo según el contenido descargado. Si creas un workflow para cada contenido, puede resultar difícil de gestionar a largo plazo y acabarás con muchos emails que se solapan.

El objetivo de un workflow de nutrición es ofrecer al usuario más contenido útil y mantenerse presente en su mente, de modo que, cuando esté listo para comprar, piense en ti porque has ido «nutriendo» su relación con tu marca.

La ventaja de este enfoque es que habrás ganado autoridad y confianza ante el usuario, porque le has ofrecido contenido útil y relevante.

Más consejos para los workflows de HubSpot

Uno de los mejores consejos que podemos darte sobre los workflows de HubSpot es que intentes mantenerlos simples y compartimentados.

Esto se debe a que, si creas un workflow con muchos pasos y muchas variables, puede ser difícil de mantener y editar en el futuro. También puede resultar complicado que lo revise un tercero.

El mejor enfoque para los workflows de HubSpot es mantenerlos en formato reducido, con no más de 5 pasos. Si necesitas añadir más pasos, te recomendamos crear un workflow nuevo.

De este modo se crea una cadena de workflows pequeños que se pueden editar fácilmente por separado. Además, puedes conectar varios workflows entre sí y usarlos como desencadenantes.

Los workflows son solo un elemento

Recuerda que, al diseñar workflows, especialmente los de nutrición de leads, son solo una pieza del puzle. Tienes a tu disposición muchas otras herramientas, como los anuncios, para llegar a los clientes que ya han interactuado contigo de alguna manera.

Gestión de datos del CRM con workflows

Otro gran caso de uso de los workflows es manipular y gestionar los datos de tu CRM. Puedes hacerlo asignando valores de forma automática a contactos y empresas según determinadas condiciones. Por ejemplo, puede que quieras rellenar un campo llamado «Puesto» a partir de los datos de un campo «Cargo». También puedes asignar un segmento de targeting a una empresa según su tamaño o ubicación. Las opciones son prácticamente infinitas.

Un ejemplo que hemos visto funcionar muy bien es configurar un campo llamado 'First Conversion Type' en el registro de un contacto a partir de los datos recogidos en el campo 'First Conversion Field'. Es una forma útil de agrupar acciones similares en un único segmento y evita tener que hacerlo manualmente. De hecho, escribimos otro artículo aquí sobre cómo ponerlo en práctica.

Resumen

Los workflows de HubSpot son muy potentes. Con ellos puedes ahorrar tiempo y aumentar la eficiencia de tus marketing operations con facilidad. Solo recuerda mantener módulos pequeños y similares que puedas conectar entre sí para crear una funcionalidad más compleja. Así es como se construye realmente el software: muchas funciones y procesos pequeños conectados entre sí. Así que, en cierto modo, estás siendo Sassy al hacerlo.