Eine HubSpot-Einrichtungs-Checkliste für SaaS-Start-ups

This is a HubSpot setup checklist of settings that I would recommend you configure if you work in a company selling B2B and you use HubSpot for your CRM and Marketing Automation. This template is assuming you are using the marketing professional version of HubSpot which is one of the most popular packages from my experience.

1. Nutzer- und Managerzugriffe prüfen

Eines der Ersten, was Sie tun sollten, wenn Sie Zugriff auf eine neue HubSpot-Instanz erhalten, ist die Prüfung der Benutzerzugriffe und Berechtigungen. Stellen Sie sicher, dass frühere Mitarbeitende und Agenturen nicht mehr aktiv im Account sind und dass sie zumindest deaktiviert wurden. Prüfen Sie außerdem, wer im HubSpot-Account Super-Admin ist, und beschränken Sie deren Zahl nach Möglichkeit, um die Systemintegrität zu wahren. Es ist schwierig, Änderungen an einem System vorzunehmen, während andere Personen gleichzeitig dasselbe tun.

2. Den HubSpot-Tracking-Code installieren

Das ist schnell erledigt, aber wichtig. HubSpot stellt Ihnen ein Skript bereit, das Sie in den <head> Ihrer Webseiten einfügen können. Es erfasst die Cookie-Informationen der Besucher und überträgt sie in HubSpot. Das ist besonders nützlich, um zu sehen, was die Kontakte in Ihrem CRM so tun.

Ich erfinde das Rad hier nicht neu und wiederhole nicht, wie es geht. Hier finden Sie den Link zum Artikel in der HubSpot-Wissensdatenbank.

3. E-Mail-Vorlagen konfigurieren

E-Mail-Marketing ist eine der Hauptfunktionen von HubSpot und zudem einfach zu bedienen. Bevor Sie viele E-Mails versenden, sollten Sie immer einige einfache E-Mail-Vorlagen gestalten, die sich sowohl für automatisierte als auch für „reguläre“ E-Mails nutzen lassen. Prüfen Sie die vorhandenen E-Mails im System und sehen Sie nach, welche Vorlagen verwendet werden.

Einige Punkte, die Sie beachten sollten:

Steht die richtige Adresse in der E-Mail-Vorlage?
Wird in allen Vorlagen das richtige Logo verwendet?
Lassen sich die Vorlagen leicht konfigurieren und nutzen?
Entsprechen die Vorlagen den Markenrichtlinien?

‍4. Eigene Domains konfigurieren

Das Konfigurieren eigener Domains in HubSpot ist unverzichtbar, wenn Sie den CMS-Teil von HubSpot nutzen, sei es für Ihre gesamte Website oder nur für einzelne Landingpages, die Sie in HubSpot erstellen möchten.

Auch wenn Sie HubSpot nicht für Ihre Website und Landingpages verwenden, sollten Sie eine eigene Domain einrichten, damit Sie sie für Ihr E-Mail-Marketing nutzen können.

5. Marketingkampagnen einrichten

Kampagnen in HubSpot sind eine gute Möglichkeit, die Wirkung Ihrer Marketingkampagnen zu verfolgen. Dabei ist zu beachten, dass die nützlichsten Funktionen für Marketingkampagnen (zum Zeitpunkt des Verfassens) nur im Enterprise-Tarif enthalten sind. Mit diesen zusätzlichen Funktionen sehen Sie, welche Kampagnen zu neuen Deals und Umsätzen geführt haben (wie im Screenshot unten zu sehen).

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Eine HubSpot-Kampagne mit den ihr zugeordneten Deals. Mit der Marketing-Professional-Suite sehen Sie nur, welche Kampagnen Kontakte beeinflusst und neue Kontakte erzeugt haben. Beim Konfigurieren einiger Standardkampagnen hat es sich bewährt, sie für Folgendes einzurichten:

- Alle Events, die Sie durchführen
- Nurturing-Kampagnen, die bei Ihnen laufen
- Spezielle Content-Kampagnen (eBooks, Reports usw.)

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Mit Kampagnen können Sie eindeutige Tracking-Codes erstellen, sogenannte UTMs. Diese UTMs können Sie in Ihren E-Mails und Marketing-Assets verwenden, damit jede Aktivität der richtigen Kampagne zugeordnet wird.

6. HubSpot-Lead-Formulare einrichten

Formulare gehören zu den meistgenutzten und nützlichsten Elementen jeder Website, und die von HubSpot bilden da keine Ausnahme. Mit diesen Lead-Formularen erfassen Sie Kontaktdaten, die in Ihrem CRM für die spätere Verwendung gespeichert werden.

Je nachdem, wie Ihre Website aufgebaut ist, können Sie HubSpot-Formulare entweder einfach in Ihre HubSpot-Website einbauen oder in Websites von Drittanbietern einbetten. Ich baue Websites oft mit Webflow, und HubSpot-Formulare lassen sich dort mit der Funktion zum Teilen und Einbetten leicht integrieren. Dabei erhalten Sie ein Stück JavaScript, das Sie auf der Webseite platzieren, auf der das Formular erscheinen soll.

Formulare ohne HubSpot nutzen

Eine tolle Funktion von HubSpot ist die Erkennung von HTML-Formularen auf jeder Webseite, auf der der HubSpot-Tracking-Code installiert ist. Ist diese Funktion aktiviert, erscheinen alle Formulare, die nicht von HubSpot stammen, in der Formularliste im Bereich „Formulare“ von HubSpot.

Das ist sehr praktisch, denn Sie können weiterhin Formulare ohne HubSpot verwenden und trotzdem profitieren, weil die Kontaktdaten in HubSpot landen. Das eignet sich gut für einfache Formulare wie Newsletter-Anmeldungen, bei denen meist höchstens E-Mail-Adresse und Name abgefragt werden.

Wir haben einen eigenen Artikel dazu geschrieben, wie Sie HubSpot-Formulare mit Webflow nutzen können. Das ist ein Beispiel dafür, wie sich HubSpot-Formulare mit einem externen Tool einsetzen lassen.

7. Einfache Slack-Benachrichtigungen einrichten

Workflows gehören zu den leistungsstärksten Tools in HubSpot. Sie sind erst ab dem Professional-Tarif verfügbar, aber die meisten Unternehmen, die HubSpot in nennenswertem Umfang nutzen, haben Marketing Professional. Bei Workflows gibt es endlose Möglichkeiten, da sich so vieles automatisieren lässt. Einfach zu konfigurieren und hilfreich für die Kommunikation im Unternehmen sind einfache Slack-Benachrichtigungen aus HubSpot, wenn Leads generiert werden.

Dafür müssen Sie natürlich Ihren Unternehmens-Slack-Account mit HubSpot verbunden haben. Mit einem Tool wie Zapier lässt sich das umgehen: Dort können Sie die Formularübermittlung in HubSpot als Trigger nutzen und die Informationen per API an Slack senden. Das Ergebnis sieht dann etwa so aus:

Die häufigsten Slack-Benachrichtigungen aus HubSpot sind:

- Einen Kanal benachrichtigen, wenn jemand etwas herunterlädt
- Einen Kanal benachrichtigen, wenn jemand eine Demo anfragt
- Einen Kanal benachrichtigen, wenn sich jemand für eine Testversion anmeldet
- Einen Kanal benachrichtigen, wenn jemand zum Kunden wird

8. Alle Werbekonten verbinden

HubSpot bietet hervorragende Funktionen, um Facebook, Twitter, Instagram, Google Ads und LinkedIn in die Software einzubinden. Für die Werbung ist das besonders stark, weil Sie Ihre bezahlten B2B-Werbekampagnen auf Wunsch direkt in HubSpot einsehen und sogar verwalten können.

Falls Sie Ihre Konten noch nicht verbunden haben, holen Sie das jetzt nach, mit diesem kurzen Artikel von HubSpot. Sobald Ihre Konten verbunden sind, können Sie den ROI Ihrer Anzeigen direkt in HubSpot verfolgen und sehen, welche Kontakte durch die Anzeigen entstanden sind und wie qualifiziert sie sind.

Dieser Screenshot zeigt beispielhaft eine Ansicht von Google Ads in HubSpot.

Anzeigen-Zielgruppen in HubSpot erstellen

Ein weiterer großer Vorteil der Verbindung Ihrer Werbekonten ist die Möglichkeit, Zielgruppen auf Basis Ihrer eigenen Kontaktdaten aufzubauen. Das nennt sich First-Party-Daten und ist der beste Weg, Ihr Werbebudget zu optimieren. Nur Sie wissen, welche Kontakte am besten zu Ihrem Unternehmen passen, und mit dieser Funktion können Sie Werbezielgruppen auf Grundlage Ihrer HubSpot-CRM-Daten aufbauen.

Ein Beispiel wäre eine Retargeting-Zielgruppe auf LinkedIn, die aus allen Kontakten besteht, die sich aktuell in Ihrer Sales-Pipeline befinden. Das ist nur ein Anwendungsfall, aber er zeigt, dass die Funktion für B2B-Marketer enorm leistungsstark sein kann.

9. Marketingkontakte im Blick behalten

Marketingkontakte sind Kontakte in Ihrem HubSpot-Account, die Sie aktiv bewerben. Für Ihren HubSpot-Account gilt zudem ein Limit, das sich aus Ihrem Vertrag ergibt. Sobald Sie dieses Limit erreichen, steigt Ihr Preis, daher sollten Sie im Auge behalten, wie viele Marketingkontakte sich in Ihrem System befinden.

Sie können außerdem steuern, wie Ihre verbundenen Apps Kontakte erzeugen und ob diese automatisch als Marketingkontakte festgelegt werden. Das ist wichtig, denn Sie könnten leicht eine Integration aktivieren, die Ihren Account plötzlich mit Marketingkontakten überflutet und Sie damit über Ihr aktuelles Limit bringt.

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Zusammenfassung

HubSpot ist ein funktionsreiches Tool. Das heißt, es steckt viel darin und es gibt viel, in das man sich hineindenken muss. Die oben genannten Punkte sind einige der Dinge, die wir uns immer ansehen, wenn wir uns Ihren HubSpot-Account vornehmen.