Una checklist de configuración de HubSpot para startups SaaS

This is a HubSpot setup checklist of settings that I would recommend you configure if you work in a company selling B2B and you use HubSpot for your CRM and Marketing Automation. This template is assuming you are using the marketing professional version of HubSpot which is one of the most popular packages from my experience.

1. Revisa los accesos de usuarios y administradores

Una de las primeras cosas que debes hacer al obtener acceso a una nueva instancia de HubSpot es revisar el acceso de los usuarios y los permisos. Asegúrate de que los antiguos empleados y agencias ya no estén activos en la cuenta y de que, como mínimo, estén desactivados. También conviene revisar quiénes son los Super Admins de la cuenta de HubSpot y, si es posible, reducir su número para garantizar la integridad del sistema: es difícil hacer cambios en un sistema mientras otras personas están haciendo lo mismo.

2. Instala el código de seguimiento de HubSpot

Es una tarea sencilla, pero importante. HubSpot te proporciona un script que puedes insertar en el <head> de tus páginas web, que rastrea la información de las cookies de los visitantes y después añade esa información a HubSpot. Es especialmente útil para ver qué actividad tienen los contactos de tu CRM.

No voy a reinventar la rueda explicando de nuevo cómo hacerlo; aquí tienes el enlace al artículo de la base de conocimientos de HubSpot.

3. Configura tus plantillas de email

El email marketing es una de las principales funciones de HubSpot y, además, es fácil de usar. Antes de empezar a enviar muchos emails, conviene diseñar unas plantillas sencillas que sirvan tanto para emails automatizados como para emails «normales». Revisa los emails que ya existen en el sistema y comprueba qué plantillas se están usando.

Algunas cosas que debes tener en cuenta:

¿La plantilla de email tiene la dirección correcta?
¿Se usa el logotipo correcto en todas las plantillas?
¿Son fáciles de configurar y de usar?
¿Las plantillas siguen las directrices de marca?

‍4. Configura dominios personalizados

Configurar dominios personalizados en HubSpot es esencial si usas la parte de CMS de HubSpot, ya sea para todo tu sitio web o solo para determinadas landing pages que quieras crear en HubSpot.

Aunque no uses HubSpot para tu sitio web y tus landing pages, deberías configurar un dominio personalizado para poder usarlo en tu email marketing.

5. Configura tus campañas de marketing

Las campañas de HubSpot son una forma excelente de medir el impacto de tus campañas de marketing. Conviene saber que las funciones más útiles de las campañas de marketing solo están incluidas en el plan Enterprise (en el momento de escribir este artículo). Estas funciones adicionales te permiten ver qué campañas han generado nuevos deals e ingresos (como se muestra en la captura de pantalla de abajo).

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Una campaña de HubSpot que muestra los deals atribuidos a esa campaña. Con la suite profesional de marketing, solo puedes ver qué campañas han influido en los contactos y han creado nuevos contactos. Al configurar algunas campañas estándar, merecía la pena crearlas para lo siguiente:

- Los eventos que organices
- Las campañas de nurturing que tengas en marcha
- Cualquier campaña de contenido específica (eBooks, informes, etc.)

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Con las campañas puedes crear códigos de seguimiento únicos llamados UTMs. Puedes usar estos UTMs en tus emails y recursos de marketing para asegurarte de que toda la actividad se atribuya a la campaña correcta.

6. Configura los formularios de leads de HubSpot

Los formularios son una de las partes más utilizadas y útiles de cualquier sitio web, y los de HubSpot no son una excepción. Estos formularios de captación de leads te permiten recoger datos de contacto para guardarlos en tu CRM y usarlos más adelante.

Según cómo esté construido tu sitio web, puedes crear los formularios de HubSpot directamente en tu sitio web de HubSpot o insertarlos en sitios web de terceros. Yo suelo usar Webflow para crear sitios web, y es fácil insertar formularios de HubSpot en un sitio de Webflow con la función de compartir e incrustar. Esta función te da un fragmento de JavaScript que debes colocar en la página web donde quieras que aparezca el formulario.

Cómo usar formularios que no son de HubSpot

Una función excelente de HubSpot es la capacidad de detectar formularios HTML en cualquier página web en la que esté instalado el código de seguimiento de HubSpot. Con esta función activada, verás todos tus formularios que no son de HubSpot en la lista de formularios de la sección de formularios de HubSpot.

Esto puede ser muy útil porque te permite seguir usando formularios que no son de HubSpot y, aun así, aprovechar que los datos de contacto se importan a HubSpot. Es ideal para formularios sencillos, como los de suscripción a una newsletter, porque normalmente solo pides el email y, como mucho, el nombre.

Escribimos un artículo aparte sobre cómo usar los formularios de HubSpot con Webflow, que es un ejemplo de cómo puedes usar los formularios de HubSpot con una herramienta externa.

7. Configura algunas notificaciones sencillas en Slack

Los workflows son una de las herramientas más potentes de HubSpot. Solo están disponibles desde el plan Professional, pero la mayoría de las empresas que usan HubSpot a cierta escala tendrán Marketing Professional. Las posibilidades de los workflows son infinitas, porque se pueden automatizar muchísimas cosas. Una que es sencilla de configurar y ayuda a la comunicación dentro de la empresa es crear unas notificaciones sencillas de Slack desde HubSpot cuando se generan leads.

Por supuesto, tendrás que haber conectado la cuenta de Slack de tu empresa con HubSpot para poder hacerlo. Puedes solucionarlo con una herramienta como Zapier, donde puedes usar el envío de un formulario de HubSpot como desencadenante y enviar esa información por API a Slack, y verás algo como lo siguiente:

Las notificaciones de Slack más habituales desde HubSpot son:

- Avisar a un canal cuando alguien descarga algo
- Avisar a un canal cuando alguien solicita una demo
- Avisar a un canal cuando alguien se registra en una prueba
- Avisar a un canal cuando alguien se convierte en cliente

8. Conecta todas tus cuentas de anuncios

HubSpot ofrece muy buenas funciones para integrar en el software tus cuentas de Facebook, Twitter, Instagram, Google Ads y LinkedIn. Es especialmente potente para la publicidad, porque puedes ver e incluso gestionar tus campañas de publicidad de pago B2B desde HubSpot si lo deseas.

Así que, si aún no has conectado tus cuentas, hazlo siguiendo este breve artículo de HubSpot. Una vez conectadas, podrás medir el ROI de tus anuncios directamente en HubSpot y ver qué contactos se han creado a partir de ellos y qué nivel de calificación tienen.

Esta captura de pantalla muestra un ejemplo de vista de Google Ads dentro de HubSpot.

Cómo crear audiencias publicitarias en HubSpot

Otra gran ventaja de conectar tus cuentas de anuncios es poder crear audiencias con tus propios datos de contacto. Son datos propios (first-party data) y la mejor forma de optimizar tu inversión publicitaria. Solo tú sabes qué contactos encajan mejor con tu negocio y, con esta función de crear audiencias, puedes empezar a crear audiencias publicitarias a partir de los datos de tu CRM de HubSpot.

Un ejemplo sería crear una audiencia de retargeting en LinkedIn formada por todos los contactos que están ahora mismo en tu pipeline de ventas. Es solo un caso de uso, pero ya se ve que puede ser una función muy potente para los marketers B2B.

9. Revisa tus contactos de marketing

Los contactos de marketing son los contactos de tu cuenta de HubSpot a los que haces marketing de forma activa. Tu cuenta de HubSpot también tendrá un límite según tu contrato. Cuando lo alcances, tu precio aumentará, así que debes vigilar cuántos contactos de marketing tienes en el sistema.

También puedes gestionar cómo generan contactos tus aplicaciones conectadas y si se marcan automáticamente como contactos de marketing. Es importante hacerlo, porque podrías activar fácilmente una integración que de pronto inunde tu cuenta de contactos de marketing y te haga superar el límite actual.

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Resumen

HubSpot es una herramienta con muchísimas funciones. Es decir, tiene mucho contenido y mucho que asimilar. Los puntos anteriores son algunas de las cosas que siempre revisamos cuando analizamos tu cuenta de HubSpot.