Une checklist de configuration HubSpot pour les start-up SaaS

This is a HubSpot setup checklist of settings that I would recommend you configure if you work in a company selling B2B and you use HubSpot for your CRM and Marketing Automation. This template is assuming you are using the marketing professional version of HubSpot which is one of the most popular packages from my experience.

1. Vérifier les accès des utilisateurs et des gestionnaires

L'une des premières choses à faire lorsque vous accédez à une nouvelle instance HubSpot est de vérifier les accès et autorisations des utilisateurs. Assurez-vous que les anciens employés et les anciennes agences ne sont plus actifs sur le compte, ou qu'ils ont au moins été désactivés. Passez aussi en revue les Super Admins du compte HubSpot et limitez-en le nombre si possible pour préserver l'intégrité du système : il est difficile de modifier un système quand d'autres personnes y font la même chose en même temps.

2. Installer le code de suivi HubSpot

C'est une étape simple, mais importante. HubSpot vous fournit un script à insérer dans la balise <head> de vos pages web, qui suit les informations de cookies des visiteurs puis les enregistre dans HubSpot. C'est particulièrement utile pour voir ce que font les contacts de votre CRM.

Je ne vais pas réinventer la roue en détaillant la procédure ici : vous trouverez le lien vers l'article de la base de connaissances HubSpot ici.

3. Configurer vos modèles d'e-mails

L'e-mail marketing est l'une des fonctionnalités principales de HubSpot, et il est aussi facile à utiliser. Avant d'envoyer de nombreux e-mails, essayez toujours de concevoir quelques modèles simples, utilisables aussi bien pour les e-mails automatisés que pour les e-mails « classiques ». Vérifiez les e-mails existants dans le système et regardez quels modèles sont utilisés.

Quelques points à examiner :

L'adresse figurant sur le modèle d'e-mail est-elle correcte ?
Le bon logo est-il utilisé sur tous les modèles ?
Ces modèles sont-ils faciles à configurer et à utiliser ?
Ces modèles respectent-ils la charte de marque ?

‍4. Configurer des domaines personnalisés

Configurer des domaines personnalisés dans HubSpot est indispensable si vous utilisez la partie CMS de HubSpot, que ce soit pour l'ensemble de votre site ou seulement pour certaines landing pages que vous souhaitez créer dans HubSpot.

Même si vous n'utilisez pas HubSpot pour votre site et vos landing pages, vous devriez configurer un domaine personnalisé afin de l'utiliser pour vos e-mails marketing.

5. Configurer vos campagnes marketing

Les campagnes HubSpot sont un excellent moyen de mesurer l'impact de vos actions marketing. Notez que les fonctionnalités les plus utiles des campagnes ne sont disponibles que dans l'offre Enterprise (au moment de la rédaction). Ces fonctionnalités supplémentaires permettent de voir quelles campagnes ont généré de nouvelles affaires et du chiffre d'affaires (comme le montre la capture d'écran ci-dessous).

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Une campagne HubSpot affichant les affaires attribuées à cette campagneAvec la suite Marketing Professional, vous ne pouvez voir que les campagnes qui ont influencé des contacts et celles qui ont créé de nouveaux contacts. Lors de la configuration de campagnes standard, il était pertinent de les mettre en place pour les éléments suivants :

- Les événements que vous organisez
- Les campagnes de nurturing en cours
- Toute campagne de contenu spécifique (eBooks, rapports, etc.)

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Avec les campagnes, vous pouvez créer des codes de suivi uniques appelés UTM. Vous pouvez utiliser ces UTM dans vos e-mails et vos supports marketing pour que toute activité soit rattachée à la bonne campagne.

6. Configurer les formulaires de leads HubSpot

Les formulaires sont l'un des éléments les plus utilisés et les plus utiles d'un site web, et ceux de HubSpot ne font pas exception. Ces formulaires de capture de leads vous permettent de recueillir des coordonnées à stocker dans votre CRM pour un usage ultérieur.

Selon la manière dont votre site est construit, vous pouvez soit intégrer simplement les formulaires HubSpot à votre site HubSpot, soit les intégrer à des sites tiers. J'utilise souvent Webflow pour créer des sites, et il est facile d'intégrer des formulaires HubSpot à un site Webflow grâce à la fonction de partage et d'intégration. Elle fournit un peu de JavaScript à placer sur la page web où le formulaire doit apparaître.

Utiliser des formulaires non HubSpot

HubSpot a une excellente fonctionnalité : il peut détecter les formulaires HTML présents sur toute page web où le code de suivi HubSpot est installé. Une fois cette fonction activée, tous vos formulaires non HubSpot apparaissent dans la liste des formulaires de votre section Formulaires HubSpot.

C'est très utile, car cela permet de continuer à utiliser des formulaires non HubSpot tout en profitant de la remontée des coordonnées dans HubSpot. C'est idéal pour les formulaires simples, comme les inscriptions à une newsletter, où l'on ne demande généralement que l'adresse e-mail et, au maximum, le nom.

Nous avons rédigé un article distinct sur l'utilisation des formulaires HubSpot avec Webflow, qui est un exemple de la manière d'utiliser les formulaires HubSpot avec un outil externe.

7. Configurer quelques notifications Slack simples

Les workflows comptent parmi les outils les plus puissants de HubSpot. Ils ne sont disponibles qu'à partir de l'offre Professional, mais la plupart des entreprises qui utilisent HubSpot à une certaine échelle ont Marketing Professional. Les possibilités sont infinies, car on peut automatiser énormément de choses. L'une des plus simples à configurer, et qui facilite la communication dans l'entreprise, consiste à mettre en place quelques notifications Slack depuis HubSpot lorsque des leads sont générés.

Il faut bien sûr avoir connecté le compte Slack de votre entreprise à HubSpot pour cela. Vous pouvez contourner ce point avec un outil comme Zapier : la soumission d'un formulaire HubSpot sert de déclencheur, puis les informations sont envoyées à Slack via une API, et vous obtenez quelque chose comme ceci :

Les notifications Slack les plus courantes depuis HubSpot :

- Notifier un canal lorsque quelqu'un télécharge un contenu
- Notifier un canal lorsque quelqu'un demande une démo
- Notifier un canal lorsque quelqu'un s'inscrit à un essai
- Notifier un canal lorsque quelqu'un devient client

8. Connecter tous vos comptes publicitaires

HubSpot propose d'excellentes fonctionnalités pour intégrer à l'outil vos comptes Facebook, Twitter, Instagram, Google Ads et LinkedIn. Pour la publicité, c'est particulièrement puissant, car vous pouvez voir et même gérer vos campagnes publicitaires B2B payantes directement depuis HubSpot si vous le souhaitez.

Si vous n'avez pas encore connecté vos comptes, faites-le en suivant ce court article de HubSpot. Une fois vos comptes connectés, vous pourrez suivre le ROI de vos publicités directement dans HubSpot, voir quels contacts ont été créés grâce aux publicités et dans quelle mesure ils sont qualifiés.

Cette capture d'écran montre un exemple de vue de Google Ads depuis HubSpot.

Créer des audiences publicitaires dans HubSpot

Connecter vos comptes publicitaires présente un autre grand avantage : la possibilité de créer des audiences à partir de vos propres données de contacts. C'est ce qu'on appelle la first-party data, et c'est le meilleur moyen d'optimiser votre budget publicitaire. Vous seul savez quels contacts correspondent le mieux à votre activité, et grâce à cette fonction de création d'audiences, vous pouvez bâtir des audiences publicitaires à partir des données de votre CRM HubSpot.

Par exemple, vous pouvez créer sur LinkedIn une audience de retargeting composée de tous les contacts actuellement dans votre pipeline commercial. Ce n'est qu'un cas d'usage, mais vous voyez que cette fonctionnalité peut être très puissante pour les marketeurs B2B.

9. Surveiller vos contacts marketing

Les contacts marketing sont les contacts de votre compte HubSpot que vous ciblez activement par vos actions marketing. Votre compte HubSpot est aussi soumis à une limite définie par votre contrat. Une fois cette limite atteinte, votre tarif augmente : il faut donc garder un œil sur le nombre de contacts marketing présents dans votre système.

Vous pouvez aussi gérer la façon dont vos applications connectées génèrent des contacts et si ceux-ci sont automatiquement définis comme contacts marketing. C'est important, car vous pourriez facilement activer une intégration qui inonde soudainement votre compte de contacts marketing et vous fait dépasser votre limite actuelle.

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Résumé

HubSpot est un outil riche en fonctionnalités. Autrement dit, il contient beaucoup de choses et il y a beaucoup à assimiler. Les points ci-dessus font partie de ce que nous examinons systématiquement lorsque nous nous penchons sur votre compte HubSpot.