¿Qué es una agencia de marketing operations?

Marketing Operations abarca los procesos, las tecnologías y las estrategias que ayudan a ejecutar las campañas de marketing de forma eficiente. Es el puente entre la visión creativa de los profesionales del marketing y la puesta en práctica de esas ideas.

Una agencia de Marketing Operations ayuda a las empresas a mejorar sus procesos de marketing y el uso que hacen de la tecnología, y se asegura de que exista un motor de marketing eficiente para crecer.

Marketing Operations vs. agencia de marketing: ¿cuál es la diferencia?

Una agencia de marketing operations es aquella que se centra exclusivamente en las operaciones. En cambio, una agencia de marketing digital tradicional se centra sobre todo en desarrollar y ejecutar estrategias de campañas.

Una agencia de marketing operations y una agencia de marketing tienen algunos puntos en común, pero normalmente ofrecen servicios claramente distintos.

Qué buscar en una agencia de marketing ops

Como Marketing Operations abarca tantos ámbitos, sobre todo en lo relativo a la tecnología de marketing, es imposible ser experto en todas las herramientas. Y la tecnología de marketing sustenta todo en marketing operations, así que conocer la tecnología significa conocer las operaciones.

Con esto en mente, busca una agencia especializada en un sector concreto y/o en una tecnología determinada. Si una agencia afirma ser experta en Salesforce, Marketo y HubSpot, es probable que su conocimiento esté diluido, porque hay muchísimo que dominar en solo una de estas herramientas. Lo mismo ocurre con muchas otras tecnologías de marketing.

¿Qué ventajas tiene contratar una agencia de marketing ops?

El objetivo principal de cualquier consultora de operaciones es mejorar la eficiencia. Eso aumenta la productividad y también los resultados. A muchos equipos de marketing no les gusta la parte operativa, como la gestión de datos y la automatización de flujos de trabajo, o simplemente no tienen tiempo suficiente para hacerla a un nivel adecuado.

El foco principal de un equipo de marketing es ayudar a que la empresa crezca. Las operaciones que hay detrás suelen volverse caóticas a medida que la empresa crece, porque no hay tiempo para ordenarlas, y lo más importante son los ingresos.

Una gran ventaja de recurrir a una agencia o consultor externo para marketing operations responde a la misma lógica que llevar el coche al taller. Necesitas asegurarte de que todo funciona bien, y para eso necesitas a un experto que lo revise.

Otra ventaja de contar con una agencia es que la rotación de especialistas de marketing suele ser bastante alta. Eso provoca a menudo una «fuga de talento», y las cosas pueden desordenarse cuando constantemente se van unas personas, llegan otras y cambian la forma de trabajar.

5 señales de que necesitas una agencia de marketing operations

1. No puedes segmentar fácilmente los datos de tu CRM

Es un requisito fundamental de las campañas de marketing modernas. Necesitas poder ejecutar campañas personalizadas para tu audiencia, pero para personalizar los mensajes hacen falta datos precisos. En muchas empresas, los datos del CRM no están bien mantenidos, segmentados o ni siquiera almacenados, y eso impide ejecutar campañas tan convincentes como las de un competidor que tenga sus datos en orden.

2. No puedes medir las tasas de conversión de tu sitio web

Si no tienes bien implementado el seguimiento de conversiones en tu sitio web de marketing, te estás perdiendo muchas ventajas. Medir eventos de conversión como el envío de un formulario te permite hacer cosas muy útiles, como ver el recorrido que siguió una persona hasta convertir. También puedes ver la tasa de conversión, es decir, cuántos usuarios de la web rellenaron el formulario. Además, puedes conectar esas conversiones con herramientas como Google Ads para optimizar tus campañas de PPC.

Este tipo de datos analíticos es fundamental para un enfoque de marketing basado en datos. Contar con métricas y KPIs como las tasas de conversión te permite prever qué efecto tendrá un aumento del tráfico web en tus resultados.

‍3. Te faltan procesos

Otra señal de que quizá necesites un experto en marketing operations es que tu equipo de marketing no tiene procesos documentados. Pueden ser, por ejemplo, una plantilla para el briefing de una campaña o un briefing creativo. También cosas como las convenciones de nomenclatura de listas y documentos.

En el fondo, todo se reduce a la organización. Aunque cada persona pueda ser muy organizada, eso no siempre significa que el equipo lo sea. Sobre todo cuando el equipo puede cambiar cada pocos años.

Si una empresa tiene 10 años, es probable que su departamento de marketing haya vivido cambios, con distintos empleados aplicando sus propias ideas. Eso suele significar que los documentos y procesos heredados se olvidan, se reescriben o simplemente se pierden.

4. Tienes demasiadas herramientas

¿Sientes que tienes demasiadas herramientas de marketing, con funciones que se solapan, y que no les sacas todo el partido? Es otra señal habitual de que necesitas dedicar más tiempo a marketing operations.

Es una trampa fácil, porque mucha gente siente FOMO cuando sale una nueva tecnología de marketing, lo cual, seamos sinceros, ocurre cada mes. Existen decenas de miles de herramientas de tecnología de marketing.

5. Tus informes de marketing tardan una eternidad

Si te lleva mucho tiempo preparar un informe de marketing, ya sea semanal, mensual o trimestral, es otra señal de que tus marketing operations pueden mejorar. Marketing operations puede mejorar los informes asegurando que todos tus sistemas estén integrados y automatizando tareas como la distribución y la presentación. A menudo puedes usar herramientas específicas de reporting para ahorrar tiempo.

4 consejos para mejorar tus propias marketing operations

Si reconoces que necesitas mejorar tus marketing operations pero no tienes presupuesto para contratar a un consultor o una agencia de marketing ops dedicados, aquí tienes algunos consejos que hemos ido recopilando a lo largo de los años y que te ayudarán a mejorar tus operaciones a medida que crezcan tu empresa y tu equipo de marketing.

‍1. Usa un gestor de contraseñas y una herramienta para compartirlas

Una forma sencilla pero eficaz de controlar el acceso a la tecnología de marketing es usar una herramienta simple para compartir contraseñas, como 1password. Así mantienes el acceso a las herramientas cuando alguien se va y tienes visibilidad de todo.

2. Crea un manual de marketing

Crea un manual con todo lo relacionado con el funcionamiento de tu equipo de marketing. No solo es una gran herramienta para incorporar a nuevos miembros, sino que además te ayuda a pensar en más cosas, porque tienes que documentarlas de forma activa. Esto puede evitar problemas como la fuga de talento.

3. Define un proceso de salida en marketing ops

Otra buena forma de mantener el orden y que todo funcione sin problemas es contar con un buen proceso de «salida» en marketing. Va más allá de las notas de traspaso y es más operativo. Un buen ejemplo es asegurar el traspaso de cuentas de redes sociales y de publicidad.

Un problema habitual en muchas empresas es que los especialistas de marketing tienen acceso personal a LinkedIn, LinkedIn Ads, Facebook Ads, TikTok, etc. Cuando ese empleado se va, a veces se pierde el acceso a esas cuentas o, al contrario, la persona sigue teniendo acceso tras su marcha.

4. Ten un único superadministrador en tu CRM

Este consejo es básico. Que solo una persona se encargue de la configuración y la gestión de tu CRM. Demasiadas empresas acaban con ajustes confusos en herramientas como HubSpot, Marketo y Salesforce porque demasiada gente puede modificar la configuración. Solo una persona debería encargarse de gestionar la configuración de estos sistemas. Esta es otra ventaja de recurrir a un proveedor externo, porque no tienes que preocuparte de que se marche.

En qué se diferencia Marketing Ops de Revenue Ops

Si has oído hablar de marketing ops (MOps), quizá también conozcas Revenue Ops (RevOps). La diferencia entre ambos es que RevOps no se centra solo en marketing, sino que también abarca las operaciones de ventas y de Customer Success. Es un término muy usado en empresas SaaS.

Hay mucho en común entre ambas disciplinas y a veces los roles son intercambiables. RevOps tiene un alcance mucho más amplio que marketing ops y, por tanto, está menos especializado, lo que a su vez dificulta encontrar personas con experiencia en todo lo que abarcan las operaciones de ventas, las de CS y las de marketing. Normalmente necesitarás un experto en cada área que luego se integre bajo el paraguas de revenue ops.