Wat is een marketing operations-bureau?

Marketing Operations draait om de processen, technologieën en strategieën die helpen om marketingcampagnes efficiënt uit te voeren. Het is de brug tussen de creatieve visie van marketeers en de praktische uitvoering van die ideeën.

Een Marketing Operations-bureau helpt bedrijven hun marketingprocessen en het gebruik van technologie te verbeteren, en zorgt voor een efficiënte marketingmotor die groei mogelijk maakt.

Marketing Operations vs. marketingbureau: wat is het verschil?

Een marketing operations-bureau richt zich uitsluitend op operations. Een traditioneel digitaal marketingbureau richt zich daarentegen vooral op het ontwikkelen en uitvoeren van campagnestrategieën.

Een marketing operations-bureau en een marketingbureau overlappen elkaar deels, maar bieden meestal duidelijk verschillende diensten aan.

Waar je op moet letten bij een marketing ops-bureau

Omdat er zo veel onder marketing operations valt, vooral op het gebied van marketingtechnologie, is het onmogelijk om in alle marketingtechnologie expert te zijn. Marketingtechnologie vormt bovendien de basis van alles binnen marketing operations, dus wie de technologie kent, kent de operations.

Zoek daarom een bureau dat gespecialiseerd is in bepaalde sectoren en/of technologie. Als een bureau beweert expert te zijn in Salesforce, Marketo en HubSpot, is de kennis waarschijnlijk oppervlakkig, want er is al zoveel te leren over slechts één van deze tools. Hetzelfde geldt voor veel andere marketingtechnologie.

Voordelen van een marketing ops-bureau

Het belangrijkste doel van elk operations-adviesbureau is de efficiëntie te verbeteren. Dat verhoogt de productiviteit en ook de output. Veel marketingteams houden niet van de operationele kant, zoals databeheer en workflowautomatisering, of ze hebben simpelweg te weinig tijd om dat op een goed niveau te doen.

De belangrijkste taak van een marketingteam is het bedrijf te laten groeien. De operations daaronder raken vaak chaotisch naarmate een bedrijf groeit, omdat er geen tijd is om ze op orde te brengen en omzet voorop staat.

Een groot voordeel van een extern bureau of consultant voor marketing operations is te vergelijken met je auto naar de garage brengen. Je wilt dat alles soepel werkt, en daar heb je een expert voor nodig.

Een ander voordeel van een bureau is dat marketingspecialisten vaak vrij snel wisselen van baan. Dat leidt regelmatig tot kennisverlies, en het kan rommelig worden als mensen steeds vertrekken en nieuwe mensen binnenkomen die dingen weer anders doen.

5 signalen dat je een marketing operations-bureau nodig hebt

1. Je kunt data in je CRM niet makkelijk segmenteren

Dit is een basisvereiste voor moderne marketingcampagnes. Je moet gepersonaliseerde campagnes naar je doelgroep kunnen sturen, maar daarvoor heb je nauwkeurige data nodig om berichten te personaliseren. Bij veel bedrijven is de CRM-data slecht onderhouden, niet gesegmenteerd of zelfs niet goed opgeslagen. Daardoor kun je niet zulke sterke campagnes draaien als een concurrent die zijn data wel op orde heeft.

2. Je kunt conversiepercentages op je website niet bijhouden

Als conversietracking niet goed is ingericht op je marketingwebsite, mis je veel voordelen. Door conversie-events zoals een formulierinzending te tracken, kun je leuke dingen doen, zoals het pad bekijken dat iemand tot de conversie heeft afgelegd. Je kunt ook het conversiepercentage bekijken: hoeveel websitebezoekers het formulier hebben ingevuld. Bovendien kun je deze conversies koppelen aan tools zoals Google Ads om je PPC-campagnes te optimaliseren.

Dit soort analysedata is erg belangrijk voor een datagedreven aanpak van marketing. Met metrics en KPI's zoals conversiepercentages kun je voorspellen wat meer websiteverkeer voor je resultaat betekent.

‍3. Je mist processen

Een ander teken dat je een marketing operations-expert nodig hebt, is dat je marketingteam geen gedocumenteerde processen heeft. Denk aan een template voor een campagnebriefing of creatieve briefing, maar ook aan naamconventies voor lijsten en documenten.

Dit komt uiteindelijk neer op organisatie. Individuen kunnen heel georganiseerd zijn, maar dat betekent niet altijd dat een team dat ook is. Zeker niet als het team om de paar jaar verandert.

Een bedrijf van 10 jaar oud heeft op de marketingafdeling waarschijnlijk al de nodige wisselingen gezien, met steeds andere medewerkers die hun eigen ideeën invoerden. Vaak raken oude documenten en processen daardoor vergeten, herschreven of gewoon kwijt.

4. Je hebt te veel tools

Heb je het gevoel dat je te veel marketingtools hebt met overlappende functies en haal je er niet het maximale uit? Ook dat is een veelvoorkomend signaal dat je meer tijd in marketing operations moet steken.

Het is een makkelijke valkuil, want veel mensen krijgen FOMO als er nieuwe marketingtechnologie uitkomt, en eerlijk is eerlijk, dat gebeurt elke maand. Er bestaan tienduizenden marketingtechnologietools.

5. Je marketingrapportages kosten veel tijd

Als het lang duurt om een marketingrapport samen te stellen, of dat nu wekelijks, maandelijks of per kwartaal is, is dat een ander teken dat je marketing operations beter kunnen. Met marketing operations verbeter je rapportage door te zorgen dat al je systemen geïntegreerd zijn en dat taken als verspreiden en presenteren geautomatiseerd zijn. Vaak kun je hier tijd besparen met speciale rapportagetools.

4 tips om je eigen marketing operations te verbeteren

Zie je dat je marketing operations beter moeten, maar heb je geen budget voor een vaste marketing ops-consultant of een bureau? Dan zijn dit tips die we door de jaren heen hebben opgedaan en die je helpen je operations te verbeteren naarmate je bedrijf en marketingteam groeien.

Een simpele maar effectieve manier om toegang tot marketingtechnologie te beheren, is een eenvoudige tool voor het delen van wachtwoorden, zoals 1password. Zo houd je toegang tot tools als mensen vertrekken en heb je overzicht over alles.

2. Maak een marketinghandboek

Maak een handleiding voor alles wat met de werkwijze van je marketingteam te maken heeft. Het is niet alleen een goed hulpmiddel om nieuwe teamleden in te werken, het zet je ook aan het denken, omdat je alles actief moet vastleggen. Zo voorkom je problemen als kennisverlies.

3. Zorg voor een off-boardingproces voor marketing ops

Een andere goede manier om alles overzichtelijk en soepel te houden, is een goed off-boardingproces binnen marketing. Dat gaat verder dan overdrachtsnotities en is operationeler. Een goed voorbeeld is het regelen van de overdracht van onder meer social media-accounts en advertentieaccounts.

Een veelvoorkomend probleem is dat marketingspecialisten persoonlijke toegang hebben tot onder meer LinkedIn, LinkedIn Ads, Facebook-advertenties en TikTok. Als die medewerker vertrekt, raak je soms de toegang tot die accounts kwijt, of juist behoudt de medewerker toegang na vertrek.

4. Heb één super-admin in je CRM

Deze tip is simpel. Laat slechts één persoon verantwoordelijk zijn voor de configuratie en het beheer van je CRM-systeem. Te veel bedrijven eindigen met verwarrende instellingen in tools als HubSpot, Marketo en Salesforce, omdat te veel mensen configuratiewijzigingen kunnen doorvoeren. Eén persoon moet verantwoordelijk zijn voor het beheer van de configuratie. Dat is ook een voordeel van een externe partij, want je hoeft je geen zorgen te maken dat die vertrekt.

Wat is het verschil tussen Marketing Ops en Revenue Ops?

Als je weleens van marketing Ops (MOps) hebt gehoord, ken je misschien ook Revenue Ops (RevOps). Het verschil is dat RevOps zich niet alleen op marketing richt, maar ook op sales- en customer success-operations. Het is een term die veel in SaaS-bedrijven wordt gebruikt.

Er is veel overlap tussen de twee vakgebieden en soms zijn de rollen uitwisselbaar. RevOps heeft een veel bredere scope dan marketing ops en is daardoor minder gespecialiseerd. Dat maakt het lastig om mensen te vinden met ervaring in alles wat onder sales operations, CS-operations en marketing operations valt. Meestal heb je een expert per gebied nodig, die samen onder de paraplu van revenue ops vallen.