Hoe stuur je HubSpot-meldingen naar Slack via Make.com?

Kort antwoord: Je kunt HubSpot-meldingen naar Slack sturen met Make.com door een scenario te maken dat let op HubSpot-triggers (zoals nieuwe deals of wijzigingen in de pipelinefase) en een opgemaakt bericht in een Slack-kanaal plaatst. Dat geeft je meer flexibiliteit dan de native HubSpot-Slack-integratie, onder meer dankzij dynamische kanaalroutering en een eigen berichtopmaak.

De native HubSpot-Slack-integratie dekt de basis. Maar wil je meldingen die naar verschillende kanalen gaan op basis van dealeigenaar, pipelinefase of dealwaarde, dan heb je iets flexibelers nodig. Make.com vult die leemte. In deze tutorial bouw je stap voor stap een scenario voor HubSpot-naar-Slack-meldingen, met notificaties voor nieuwe deals en updates van de pipelinefase.

Wat je nodig hebt voordat je begint

Zorg voordat je het scenario bouwt dat je het volgende hebt:

• Een Make.com-account (de gratis versie volstaat hiervoor)
• Een HubSpot-account met CRM-toegang
• Een Slack-workspace waarin je apps mag toevoegen
• Minstens één Slack-kanaal voor notificaties over deals of de pipeline

Je hebt geen programmeerervaring nodig. Make.com werkt met een visuele builder op basis van nodes.

HubSpot en Slack koppelen in Make.com

Stap 1: Maak een nieuw scenario

Log in bij Make.com en klik in je dashboard op Create a new scenario. Je komt op een leeg canvas met de vraag om je eerste module toe te voegen.

Stap 2: Voeg HubSpot toe als triggermodule

Klik op het grote +-icoon en zoek naar HubSpot CRM. Selecteer het en kies je triggergebeurtenis. Kies voor meldingen over nieuwe deals Watch Objects en selecteer Deals als objecttype.

Heb je HubSpot nog niet eerder aan Make.com gekoppeld, dan word je gevraagd de verbinding te autoriseren. Klik naast het verbindingsveld op Add en volg de OAuth-flow. Make.com stuurt je door naar HubSpot, waar je toegang verleent. Na autorisatie verschijnt je verbinding in de dropdown.

Stel de triggerinstellingen in:

• Watched fields: Selecteer de velden die je wilt volgen (bijvoorbeeld dealnaam, bedrag, pipeline, dealfase, eigenaar)
• Limit: Bepaal hoeveel records er per run worden verwerkt (10-20 is een verstandig beginpunt)

Stap 3: Voeg een Slack-module toe

Klik na je HubSpot-trigger op het +-icoon om een tweede module toe te voegen. Zoek naar Slack en selecteer Create a Message.

Autoriseer je Slack-verbinding op dezelfde manier als bij HubSpot. Gebruik je HubSpot al intensiever voor automatisering en rapportage, dan kan het ook de moeite waard zijn om de beste B2B SaaS HubSpot-bureaus te bekijken als je hulp nodig hebt die verder gaat dan eenvoudige meldingsworkflows. Je wordt gevraagd met welke Slack-workspace je wilt koppelen.

Stel na het koppelen het bericht in:

• Channel: Selecteer het Slack-kanaal waarin de meldingen moeten verschijnen
• Tekst: Bouw je bericht op met HubSpot-gegevens uit de vorige module

Zo maak je je HubSpot-dealmelding op

Hier onderscheidt Make.com zich van de native integratie. Je kunt een bericht opbouwen met elk veld uit het HubSpot-dealrecord.

Een duidelijke, bruikbare dealmelding bevat:

• Dealnaam
• Dealwaarde
• Pipeline en fase
• Dealeigenaar
• Een directe link naar het HubSpot-record

Klik in het veld Tekst van de Slack-module en gebruik het mappingpaneel aan de rechterkant om HubSpot-variabelen in te voegen. Een werkende template ziet er zo uit:

New Deal Created

Name: [Deal Name]
Value: [Amount]
Pipeline: [Pipeline]
Stage: [Deal Stage]
Owner: [Owner Name]

View in HubSpot: [Deal URL]

Vervang elk item tussen haakjes door het bijbehorende gemapte veld uit je HubSpot-triggermodule. Make.com toont alle beschikbare velden van het dealrecord in het mappingpaneel.

Zo bouw je een melding voor een update van de pipelinefase

Meldingen voor nieuwe deals zijn eenvoudig. Voor meldingen bij een wijziging van de pipelinefase is één extra stap nodig: een filter.

Stap 1: Gebruik dezelfde HubSpot-trigger

Behoud de trigger Watch Objects (Deals) uit de vorige opzet. Zorg dat Deal Stage bij je gevolgde velden staat.

Stap 2: Voeg een filter toe tussen HubSpot en Slack

Klik op het kleine moersleutelicoon op de pijl tussen je HubSpot- en Slack-module en selecteer Set up a filter. Hiermee geef je Make.com de opdracht om alleen door te gaan naar de Slack-stap als aan een bepaalde voorwaarde is voldaan.

Stel de filtervoorwaarde in:

• Label: Stage Changed
• Voorwaarde: Deal Stage > Does not equal > [laat leeg, of vul een specifieke fase in die je wilt uitsluiten]

Voor een gerichtere melding (bijvoorbeeld alleen wanneer een deal de fase "Proposal Sent" bereikt) stel je de voorwaarde in op:

• Deal Stage > Equal to > Proposal Sent

Je kunt meerdere voorwaarden combineren met AND/OR-logica als je meldingen voor meerdere fases wilt.

Stap 3: Pas het Slack-bericht aan voor faseupdates

Pas je Slack-berichttemplate aan zodat die past bij de context van een pipelineupdate:

Pipeline Update

[Deal Name] has moved to [Deal Stage]
Value: [Amount]
Owner: [Owner Name]

View deal: [Deal URL]

Zo routeer je meldingen naar verschillende Slack-kanalen

De native HubSpot-Slack-integratie ondersteunt alleen een vaste kanaalkeuze. Met Make.com routeer je meldingen dynamisch op basis van dealgegevens.

Zo stuur je meldingen naar verschillende kanalen op basis van dealeigenaar of pipeline:

Optie 1: Gebruik een Router-module

Voeg na je HubSpot-trigger een Router-module toe (te vinden onder Flow Control). Een Router splitst je scenario in meerdere takken, elk met een eigen filter en Slack-module.

• Tak 1: Filter op Owner = Sales Rep A, post in #sales-rep-a
• Tak 2: Filter op Owner = Sales Rep B, post in #sales-rep-b
• Tak 3: Filter op Pipeline = Enterprise, post in #enterprise-deals

Elke tak heeft een eigen Slack-module met een eigen kanaalinstelling.

Optie 2: Gebruik een variabele kanaalnaam

Als je Slack-kanalen een naamconventie volgen die aan HubSpot-gegevens is gekoppeld (bijvoorbeeld een kanaal per sales rep), kun je het kanaalveld dynamisch mappen met een formule. Gebruik in het veld Channel van de Slack-module een tekstformule om de kanaalnaam samen te stellen uit de naam van de dealeigenaar.

Deze aanpak vereist dat je Slack-kanalen en de namen van HubSpot-eigenaren een consistent formaat volgen.

Zo plan en test je je scenario

Stel het schema van je scenario in

Make.com-scenario's kunnen volgens een schema draaien of direct worden getriggerd via webhooks. Laat het scenario voor dealmeldingen om de 5 of 15 minuten draaien. Klik op het klokicoon onderaan het canvas om het interval in te stellen.

Voor realtime meldingen vervang je de Watch Objects-trigger door een HubSpot-webhooktrigger. Daarvoor heb je een betaald HubSpot-abonnement nodig, maar het scenario start dan op het moment dat een deal wordt aangemaakt of bijgewerkt.

Test voordat je live gaat

Klik linksonder op het canvas op Run once. Make.com voert het scenario dan één keer uit met live data uit HubSpot. Controleer de output van elke module door op de bol erboven te klikken. Je ziet precies welke data er doorheen ging en of het Slack-bericht goed is geplaatst.

Toont de Slack-module een succesindicator (een groen vinkje met een getal), controleer dan je Slack-kanaal. Je testmelding zou er moeten staan.

Veelvoorkomende fouten en hoe je ze oplost

HubSpot-verbinding geeft geen records terug

Controleer of je HubSpot-trigger het juiste objecttype volgt en of er deals bestaan in de pipeline die je in de gaten houdt. Controleer ook of het datumfilter recente records niet uitsluit.

Slack-bericht wordt geplaatst, maar velden zijn leeg

Dit betekent dat de HubSpot-velden niet goed zijn gemapt. Ga terug naar de Slack-module, klik in het veld Text en map elke variabele opnieuw vanuit de output van de HubSpot-module. Typ veldnamen niet handmatig in.

Filter blokkeert alle records

Open het filter en controleer de voorwaardelijke logica. Een veelgemaakte fout is het gebruik van "Equal to" terwijl de veldwaarde in HubSpot een ander formaat heeft (bijvoorbeeld interne fase-ID's in plaats van weergavenamen). Gebruik de data-inspector van Make.com om de exacte binnenkomende waarde te controleren.

Scenario draait, maar er verschijnt geen Slack-bericht

Controleer of de naam van het Slack-kanaal klopt en of je Make.com-Slack-verbinding toestemming heeft om in dat kanaal te posten. Voor privékanalen moet de Slack-app eerst worden uitgenodigd.

Waarom Make.com gebruiken in plaats van de native HubSpot-Slack-integratie?

De native HubSpot-Slack-integratie (rechtstreeks ingebouwd in de instellingen van HubSpot) werkt goed voor basisnotificaties. Ze schiet tekort als je het volgende nodig hebt:

• Meldingen die op basis van dealgegevens naar verschillende kanalen worden gerouteerd
• Een eigen berichtopmaak met specifieke velden
• Voorwaardelijke logica (bijvoorbeeld alleen een melding als de dealwaarde meer dan £10.000 bedraagt)
• Meldingen die worden getriggerd door specifieke wijzigingen van de pipelinefase in plaats van door alle updates
• Notificaties die ook andere acties starten (bijvoorbeeld een taak aanmaken in Asana of loggen in een Google Sheet)

Make.com regelt dit allemaal zonder dat je ook maar één regel code schrijft. Bij SaaS Hackers is dit de opzet die we aanraden voor elk salesteam dat met meer dan één pipeline werkt of deals over meerdere reps beheert. Vergelijk je bredere partneropties voor CRM-automatisering, RevOps of groeisystemen? Dan zijn onze lijsten met B2B SaaS Inbound Marketing-bureaus en B2B SaaS Marketing Ops-bureaus een nuttige volgende stap.

Veelgestelde vragen

Wat is het verschil tussen Make.com HubSpot-Slack-meldingen en de native integratie?

De native HubSpot-Slack-integratie stuurt meldingen naar vaste kanalen en ondersteunt maar een beperkt aantal triggers. Met Make.com bouw je voorwaardelijke logica, stuur je meldingen op basis van dealgegevens naar verschillende kanalen, geef je berichten vorm met elk HubSpot-veld en koppel je extra acties aan het moment waarop het Slack-bericht wordt geplaatst.

Kan ik HubSpot-dealmeldingen met Make.com naar een privé Slack-kanaal sturen?

Ja. Je moet eerst de Make.com Slack-app uitnodigen in het privékanaal. Open het kanaal in Slack, typ /invite @Make (of de naam van je gekoppelde app) en bevestig. Daarna verschijnt het privékanaal in de kanalenlijst van Make.com.

Hoe vaak controleert Make.com HubSpot op nieuwe deals?

In het gratis abonnement van Make.com is het minimale interval 15 minuten. Betaalde abonnementen ondersteunen intervallen van 1 minuut. Gebruik voor realtime meldingen een HubSpot-webhook als trigger in plaats van de polling-trigger Watch Objects. Daarmee start het scenario direct zodra een deal wordt aangemaakt of bijgewerkt.

Heb ik een betaald HubSpot-abonnement nodig om Make.com voor Slack-meldingen te gebruiken?

Nee. De Make.com HubSpot-integratie werkt met gratis en starter HubSpot-accounts via de Watch Objects-trigger. Voor realtime webhook-triggers heb je een HubSpot-abonnement nodig dat webhooks ondersteunt (Professional of hoger), maar scenario's op basis van polling werken in alle HubSpot-niveaus.

Kan Make.com verschillende Slack-berichten sturen afhankelijk van de dealwaarde?

Ja. Voeg tussen de HubSpot-trigger en de Slack-module een filter of routermodule toe. Stel de voorwaarde in op het veld voor het dealbedrag (bijvoorbeeld Amount groter dan 10000) en configureer voor elk waardebereik een apart Slack-bericht. Elke tak kan naar een ander kanaal posten met een ander berichtformaat.